免費的企業(yè)圖文檔管理軟件-EDM簡單好用

企業(yè)圖文檔管理軟件背景

隨著計算機技術(shù)應(yīng)用的普及和發(fā)展，無論是一個設(shè)計、生產(chǎn)主導(dǎo)型企業(yè)，還是政府機關(guān)抑或是一個外貿(mào)型公司。每天都會有各種應(yīng)用系統(tǒng)在產(chǎn)生大量的電子文檔，如設(shè)計圖紙、銷售訂單，合同文本，法律法規(guī)或政府公告等等。如何利用、管理種類日趨繁多的電子文檔已成為如何提升企業(yè)管理績效的一大課題。因為對企業(yè)來說這些都是他們的工作成果和經(jīng)驗的結(jié)晶，是企業(yè)的寶貴財富。

其實，絕大部分企業(yè)不管是否有很強的文檔集中分享的意識，都或多或少地在做文檔集中共享的相關(guān)工作。比如：有的公司采用FTP服務(wù)器作為企業(yè)的文檔存放空間；有的企業(yè)在內(nèi)網(wǎng)用一臺windows服務(wù)器做文件共享等等。這些都或多或少的給企業(yè)員工在共享、存放上帶來了一定的效果，但是從易用性，安全性來來說還是不夠的。

文檔管理系統(tǒng)需求分析

企事業(yè)單位內(nèi)部存在大量傳統(tǒng)的普通臺式機和筆記本電腦，員工日常的工作、研發(fā)、生產(chǎn)資料和數(shù)據(jù)就存儲在這些傳統(tǒng)的設(shè)備中。在資料共享和資料傳輸方面主要采用windows 自身的目錄共享來完成。

而最近爆發(fā)勒索病毒是通過windows的目錄共享的漏洞才能進行攻擊的。（”勒索病毒”此次事件有一個特征，在無需用戶任何操作的情況下，勒索軟件即可掃描開放445文件共享端口的Windows機器，植入惡意程序，將電腦中的文件加密，只有支付黑客所要求贖金后，才能解密恢復(fù)。）

為此企事業(yè)單位非常需要一個：

1）國產(chǎn)軟件

2）采用更高安全機制的文件共享解決方案

推薦使用Mobox享存作為應(yīng)對解決方案。享存企業(yè)文檔柜管理使用網(wǎng)絡(luò)存儲技術(shù)（不采用windows目錄共享機制，從而繞開了445端口），可以快速便捷的在企業(yè)的任何有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的地點上傳下載工作資料和數(shù)據(jù)文件。這樣不僅將整個企業(yè)的文件資料做到了統(tǒng)一集中化管理，減少了文件資料占用的存儲介質(zhì)空間，降低了文件在傳遞過程中感染病毒木馬的風(fēng)險，而且實現(xiàn)了企業(yè)辦公的“隨時隨地”化，極大的提升了企業(yè)員工的工作效率，同時改善了員工的辦公體驗。

3）提供完善分級分權(quán)的文檔管理功能

系統(tǒng)分3級：（系統(tǒng)管理員）-》可以授權(quán)給（文檔柜管理員）-》可以授權(quán)給（文件夾管理員）。實現(xiàn)集團與分子公司間組織架構(gòu)和職能既集中又能實現(xiàn)分權(quán)管理。

權(quán)限指定給（個人）、（角色）、（部門）、（單位）：可見、可展開目錄、瀏覽，上傳、下載、修改 等，完美的覆蓋各種權(quán)限需求

圖文檔管理系統(tǒng)的架構(gòu)

構(gòu)建安全的企業(yè)文檔存儲管理解決方案

將分散在個人機器上的文件有序集中網(wǎng)絡(luò)存儲，實現(xiàn)異地存儲備份

實現(xiàn)文件分享、協(xié)同編輯、及歸檔文件按權(quán)限上傳或下載

圖文檔管理軟件技術(shù)特定

高性能的文件服務(wù)

- 支持斷點續(xù)傳
- 文件高速上傳及下載
- 支持秒傳
- 文件支持去冗余存儲技術(shù)

文件支持批量上傳后或下載

常用文件瀏覽（office系列、pdf、圖片、txt等）

可以與其即時通AM無縫集成

文件支持引用的方式加入文件夾

文檔支持在線編輯

文檔支持版本管理

支持文檔成套管理

圖文檔管理系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)

個人、部門、單位文檔分層次管理

文檔分個人、部門、單位文檔進行管理也是出于安全上的考慮，特別是部門文檔，采用部門網(wǎng)盤進行管理，同部門的人員缺省擁有訪問權(quán)限，這是一種非常便捷的安全管控措施，不需要系統(tǒng)管理人員做太多的設(shè)置，在人員模型中只要把新增人員加入這個部門，那么這個部門的文檔就向新成員開放

- 文檔中心
- 部門共享
- 個人文檔

文檔中心

文檔中心保存的是公司的一些基礎(chǔ)性文檔，如公司的管理制度，各種管理表單，技術(shù)基準(zhǔn)等非常通用性的文檔，如果沒有進行特別的權(quán)限設(shè)置理論上單位網(wǎng)盤中的文檔對全體成員開放。

部門共享

部門共享保存某一個部門的文檔，這些文檔的特點是專業(yè)性比較強，在部門內(nèi)屬于大家都需要了解的文檔，如果沒有進行特別的權(quán)限設(shè)置理論上部門網(wǎng)盤中的文檔對部門中的全體成員開放。

個人文檔

個人網(wǎng)盤是保存?zhèn)€人文檔的地方，這部分文檔是私密的，只有網(wǎng)盤的所有者才有權(quán)訪問，其他任何人無法查詢、瀏覽、下載其他人網(wǎng)盤里的文檔，只有個人文檔的所有者通過共享這樣的方法才能把個人文檔共享給他人

Mobox個人文檔定位企業(yè)網(wǎng)盤功能，我們Mobox（基礎(chǔ)版，30用戶是免費的）

關(guān)于網(wǎng)盤功能參考：http://www.ssweida.cn/1710/

圖文檔系統(tǒng)的安全性

mobox對文檔的安全性有以下幾個方面考慮：

存儲的安全
傳輸過程的安全
使用過程的安全

存儲的安全

存儲安全是指文件本身保存在服務(wù)器上的安全性，目前文件本身存儲的安全主要由硬件來解決，比如采用RAID磁盤陣列的文件存儲服務(wù)器進行文件存儲。因為mobox目前采用的私有部署方式（即有企業(yè)自己構(gòu)建文件服務(wù)器），因此這方面的安全性主要有企業(yè)自身來承擔(dān)，開合信息只是提供一些建議和指導(dǎo)。

另外，考慮到有些大型企業(yè)會把數(shù)據(jù)庫運維這樣的一些工作外包給第三方公司，因此可以設(shè)置對一些特殊的文件進行服務(wù)器端加密保存，這樣數(shù)據(jù)庫運維人員也無法破解服務(wù)器保存的文件。

傳輸過程的安全

和很多文檔管理系統(tǒng)不同，mobox沒有采用FTP作為文件服務(wù)器，而是自己開發(fā)了一個專屬的文件服務(wù)器，支持SSL加密傳輸，在傳輸過程中傳輸端采用對稱加密算法、和哈希函數(shù)，??采用對稱加密算法（密鑰稱之為會話密鑰）對傳輸信息進行加密得到密文，確保傳輸信息的保密性；采用哈希函數(shù)（生成文件摘要）確保傳輸信息的完整性。

使用過程中的安全

使用過程中的安全是mobox文檔管理系統(tǒng)中安全的核心，具體采取了以下這些措施：

- 人員設(shè)定涉密等級
- 分個人、部門、單位設(shè)置文檔的管理層次結(jié)構(gòu)
- 部門、單位網(wǎng)盤可以限制某些人員的訪問權(quán)限
- 日志記錄
- 文檔瀏覽采用流媒體方式進行瀏覽
- 瀏覽、下載可設(shè)定審核流程
- 報廢文檔處理
- 預(yù)歸檔機制
- 版本管理
- 回收箱機制

安全性-涉密等級

在mobox文檔管理系統(tǒng)中人員可以設(shè)置涉密等級，人員可以根據(jù)系統(tǒng)的設(shè)置分為以下5個涉密等級：

- 非密 \ 社外密 \ 秘密 \ 機密 \ 絕密

安全性-分個人、部門、單位分層次管理

安全性-分級分為權(quán)限管理

單位或部門網(wǎng)盤可以設(shè)置有些目錄只允許部門某些人瀏覽、或者設(shè)置只能瀏覽不能進行修改、上傳，這些設(shè)置均用目錄的訪問權(quán)限設(shè)置來完成，如下圖所示的是目錄的訪問權(quán)限設(shè)置。

權(quán)限：可見、上傳、下載、瀏覽、編輯、管理員

獲取，目錄管理員權(quán)限的人，可以對自己管理的目錄，進行下一級的權(quán)限分配

這樣就是實現(xiàn)文檔的分級分權(quán)管理

安全性-文件操作日志

在文檔管理系統(tǒng)中任何人對文檔進行了任何操作均會留下痕跡，下圖是文檔瀏覽日志示例，在文檔管理系統(tǒng)中點開一個文檔進行瀏覽時可以在頁面的右邊欄里查看該文檔的所有操作日志

安全性-版本管理

版本管理是一個非常重要的功能，在文檔中心及部門共享內(nèi)，文檔柜里面同名文件多次上傳后會產(chǎn)生版本，可以設(shè)置哪個版本為有效版本，可以按需下載歷史版本

支持對項目過程文檔管理功能

項目文檔管理是項目管理中非常重要而基礎(chǔ)的一環(huán)，存在于項目的整個生命周期之中。如果一個項目缺乏文檔管理，那么它也就不是一個規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的項目。文檔管理在項目開發(fā)中占有十分重要的地位和相當(dāng)大的工作量，高質(zhì)量、高效率的收集、歸納、分享、管理和保護項目文檔，對于提高項目管理水平和項目質(zhì)量有極其重要的意義

1）可以通過項目模板生成項目結(jié)構(gòu)樹（項目模板可以在excel上編輯好，之后進行導(dǎo)入)

2）可以設(shè)置項目個節(jié)點完成狀態(tài)

總結(jié)：

Mobox免費的企業(yè)圖文檔管理軟件（EDM），5用戶免費，需要可以加（微信）13805711962。加好友的時候請注明你單位名稱、聯(lián)系人等信息

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服務(wù)端部署要求：

1）操作系統(tǒng)：Win2008R2、Win2012R2、Win2016 或更高

2）數(shù)據(jù)庫：SQLserver2008R2 或更高

3）客戶端：Win7、Win10、Win11